Usmernenie v oblasti ochrany osobných údajov

podľa čl. 24 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „Nariadenie“) v súlade s  

§ 32 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov (ďalej len „zákon“)

(ďalej len ako „Usmernenie“)

 

I.

Základné ustanovenia

 

1. Predmetom tohto Usmernenia je úprava ochrany a nakladania s osobnými údajmi pri činnostiach, ktoré vykonávajú oprávnené osoby zamestnávateľa, ktorým je

Stredná odborná škola gastronómie a služieb, Hviezdoslavova 55, Šurany, IČO: 42114977

 (ďalej len ako „Prevádzkovateľ“).

2. Oprávnenou osobou sa na účely tejto Smernice rozumie zamestnanec Prevádzkovateľa, ktorý pri výkone svojej pracovnej činnosti nakladá s osobnými údajmi dotknutých osôb

(ďalej len „Oprávnená osoba“).

 

II.

Všeobecné povinnosti

 

     Osobné údaje sú akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby (dotknutá osoba ďalej ako „DO“) , identifikovateľná  fyzická osoba je osoba, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä odkazom na identifikátor, ako je meno, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, online identifikátor, alebo odkazom na jeden či viaceré prvky, ktoré sú špecifické pre fyzickú, fyziologickú, genetickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu fyzickej osoby.

      Osobné údaje musia byť adekvátne zabezpečené vo všetkých prípadoch, kedy sa s nimi v organizácii nakladá.

1. Oprávnená osoba môže nakladať s osobnými údajmi len za predpokladu, že je to na výkon jej pracovných činností nevyhnutné alebo činností vyplývajúcich z poverenia Prevádzkovateľa.
2. Oprávnená osoba je povinná zachovávať mlčanlivosť o osobných údajoch, s ktorými prichádza do styku pri výkone svojej pracovnej činnosti alebo činnosti vyplývajúcej z jej poverenia.
3. Povinnosť mlčanlivosti trvá aj po ukončení pracovného pomeru s oprávnenou osobou. 
4. Oprávnená osoba môže vykonávať len tie operácie s osobnými údajmi, ktoré sú nevyhnutné na výkon jej pracovnej činnosti alebo činnosti vyplývajúcej z poverenia.
5. Oprávnená osoba nesmie získavať informácie týkajúce sa osobných údajov nad rámec jej pracovnej činnosti alebo poverenia.
6. Oprávnená osoba je povinná dbať o to, aby pri výkone jej pracovných činností alebo činností vyplývajúcich z poverenia nedošlo k úniku spracúvaných osobných údajov alebo k narušeniu bezpečnosti spracovateľských operácií.

 

 

 

 

-  1  -

 

III.

Spracúvanie, získavanie osobných údajov

 

 

     Spracovanie je spracovateľská operácia alebo súbor spracovateľských operácií s osobnými údajmi alebo súbormi osobných údajov, najmä získavanie, usporadúvanie, štruktúrovanie, uchovávanie, zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie prenosom, šírením alebo iným spôsobom, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie, bez ohľadu na to, či sa vykonáva automatizovanými prostriedkami alebo neautomatizovanými prostriedkami.

1. Osobné údaje prevádzkovateľa sú uložené a zálohované vo vlastnej databáze s externým úložiskom.
2. Do databázy sa oprávnená osoba dostane prostredníctvom individuálneho softvéru, ktorý je prístupný na každom firemnom počítači Prevádzkovateľa.
3. Každá oprávnená osoba má svoje prístupové meno a heslo potrebné na prístup do softvéru Prevádzkovateľa, pričom jej databáza poskytne len osobné údaje dotknutých osôb v rozsahu jej pracovnej činnosti alebo poverenia.  
4. Oprávnená osoba nesmie získané osobné údaje poskytovať iným osobám.
5. Oprávnená osoba nesmie poskytovať svoje prístupové údaje do softvéru Prevádzkovateľa iným osobám.

6.     Oprávnená osoba nesmie používať softvér Prevádzkovateľa pre vlastné potreby.

7.     Osobné údaje o dotknutých osobách – žiakoch - sa získavajú od zákonných zástupcov.

8.     Na spracovanie osobných údajov sa nevyžaduje súhlas dotknutej osoby.

9.     Prevádzkovateľ:  - spracúva osobné údaje

                                       - kontroluje konzistentnosti poskytovaných údajov

                                       - vyhľadáva osobné údaje o dotknutej osobe za účelom ich aktualizácie, opravy

                                          alebo zabezpečenia vecnej a časovej logickosti údajov

                                       - uchováva osobné údaje a to výhradne na technických prostriedkoch

                                       - aktualizuje osobné údaje

                                       - spracúva OÚ za účelom vytvárania agregovaných štatistických zostáv             

10. Prevádzkovateľ je oprávnený spracúvať osobné údaje DO po dobu trvania účelu spracúvania. 

       V prípade smrti zamestnanca, žiaka,  je oprávnený spracúvať jeho osobné údaje najdlhšie do

       jedného roka od smrti dotknutej osoby.  Následnú likvidáciu údajov zabezpečí v súlade  

       s ustanoveniami   zákona č. 18/2018 Z. z.

11. Prevádzkovateľ zabezpečí, že všetky ním určené oprávnené osoby boli pred spracúvaním

      osobných  údajov poučené o zásadách spracúvania osobných údajov ( §6 - §18 )  a o zachovaní 

      mlčanlivosti ( § 79 )   v zmysle zákona č. 18/2018 Z. z. 

    

     Súhlas musí byť slobodný, zrozumiteľný a jasný, pričom ho dotknutá osoba môže poskytnúť vyhlásením alebo zjavným potvrdením a zároveň musí mať vždy možnosť svoj súhlas stiahnuť.

príloha č. 1 –   Vzor súhlasu so spracúvaním osobných údajov 

 

-  2  -

 

 

 Prevádzkovateľ v informačnom systéme spracúva osobné údaje :

 

A/  VZDELÁVANIE A ŠKOLSTVO

      Pedagogická dokumentácia školy  -  súbor písomných dokumentov, ktorými sa riadi proces

      výchovy a vzdelávania a súbor písomností, podľa ktorých vydáva škola verejné listiny ,rozhodnutia

      Pri spracúvaní osobných údajov detí mladších ako 16 rokov na základe súhlasu DO je potrebné  

      mať na zreteli, že takéto spracúvanie OÚ je zákonné iba za podmienky a v rozsahu, v akom takýto

      súhlas poskytol alebo schválil zákonný zástupca dieťaťa

      (príloha č. 2 – Záznam o spracovateľských činnosti prevádzkovateľa osobných údajov)

 

B/  MZDY A PERSONALISTIKA

      Dokumentácia vedená o zamestnancovi, má podobu osobného spisu, je vedená v papierovej  i      

      elektronickej podobe. Osobný spis sú dokumenty zaznamenávajúce priebeh a výsledky

      jednotlivých personálnych činností:

           * vznik pracovného pomeru – PZ, DoVP, dodatok k PZ, výstupné listy, zápočtové listy

           * zabezpečenie základných personálnych údajov – vstupný dotazník

           * zabezpečenie plnenia oznamovacích povinností do SP, ZP – prihlášky, odhlášky, zmeny

           * realizácia školení zamestnancov – BOZP, vstupné školenia, periodické školenia

           * riešenie záležitosti súvisiacich s pracovným pomerom – hmotná zodpovednosť, porušenie

              pracovnej disciplíny

       Písomnosti je potrebné číslovať a ukladať ich na seba od najstaršej po najaktuálnejšiu.

       Osobný spis je registratúrnym záznamom, ktorý je súčasťou registratúrneho poriadku a lehota   

       uchovávania osobného spisu je 70 rokov od narodenia zamestnanca.

         (príloha č. 3 – Záznam o spracovateľských činnosti prevádzkovateľa osobných údajov)

         

  C/ ÚČTOVNÍCTVO, ÚČTOVNÉ DOKLADY

       (príloha č. 4 – Záznam o spracovateľských činnosti prevádzkovateľa osobných údajov)

 

 D/ REGISTRATÚRNY PORIADOK

      (príloha č. 5 – Záznam o spracovateľských činnosti prevádzkovateľa osobných údajov)

 

III.

Ochrana osobných údajov

 

1. Všetky pracovné počítače oprávnených osôb sú  šifrované.
2. Po ukončení práce s počítačom oprávnené osoby sa odhlásia zo systému Prevádzkovateľa, aby nedošlo k narušeniu bezpečnosti osobných údajov neoprávnenými osobami.
3. Oprávnené osoby dbajú, aby boli všetky spisy a písomnosti, v ktorých sa nachádzajú osobné údaje, po opustení pracoviska uložené v uzamykateľných skrinkách nachádzajúcich sa na ich pracovisku.  

 4.   Oprávnené osoby kancelárie po odchode z pracoviska uzamknú. 

 

 

-  3  -

 

IV.

Porušenie bezpečnosti

 

1. V prípade, že dôjde k porušeniu bezpečnosti osobných údajov, je oprávnená osoba bezodkladne povinná informovať o tejto skutočnosti svojho nadriadeného.
2. Oprávnená osoba je povinná prerušiť svoju činnosť, pričom nesmie vykonať akékoľvek úkony, ktoré by mohli viesť k zvýšeniu rizika bezpečnosti osobných údajov.
3. Oprávnená osoba je povinná oznámiť všetky podrobnosti v rozsahu:
   1. o aké osobné údaje ide,
   2. kedy sa o narušení bezpečnosti dozvedela,
   3. k akému porušeniu bezpečnosti došlo,
   4. ako sa o tomto porušení dozvedela,
   5. aké kroky podnikla.

 

V.

Informačná povinnosť prevádzkovateľa

 

Dotknuté osoby sa môžu obracať so svojimi pripomienkami a žiadosťami týkajúcimi sa spracúvania

osobných údajov na Tvrdoňovú Evu, a to písomnou formou alebo osobne.

                                                                                                       (ďalej len ako „Určená osoba“)

1. Dotknutá osoba má právo na prístup k svojim údajom. Na základe žiadosti dotknutej osoby vystaví 

    prevádzkovateľ potvrdenie o tom, či sa spracúvajú osobné údaje dotknutej osoby, ktoré sa jej

    týkajú. Pokiaľ prevádzkovateľ tieto údaje spracúva, vystaví na základe žiadosti kópiu týchto

    osobných údajov dotknutej osoby.

2. Dotknutá osoba má právo na opravu osobných údajov, pokiaľ o nej prevádzkovateľ eviduje    

    nesprávne osobné údaje. Zároveň má dotknutá osoba právo na doplnenie neúplných osobných  

    údajov. Prevádzkovateľ vykoná opravu, prípadne doplnenie osobných údajov bez zbytočného

    odkladu po tom, čo ho dotknutá osoba požiada.

3. Dotknutá osoba má právo na vymazanie osobných údajov, ktoré sa jej týkajú, za predpokladu, že:

1. 1. osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získavali alebo inak spracúvali
   2. dotknutá osoba odvolá súhlas, na základe ktorého sa spracúvanie vykonáva
   3. dotknutá osoba namieta voči spracúvaniu osobných údajov
   4. osobné údaje sa spracúvali nezákonne
   5. je dôvodom pre výmaz splnenie povinnosti zákona, osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, alebo
   6. osobné údaje sa získavali v súvislosti s ponukou služieb informačnej spoločnosti osobe mladšej ako 16 rokov.

4. Dotknutá osoba nebude mať právo na výmaz osobných údajov za predpokladu, že je ich   

    spracúvanie potrebné:

1. 7. na uplatnenie práva na slobodu prejavu a na informácie

 

 

 

-  4  -

1. 8. na splnenie povinnosti podľa zákona, osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, alebo na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej prevádzkovateľovi
   1. z dôvodov verejného záujmu v oblasti verejného zdravia
   10. na účely archivácie vo verejnom záujme, na účely vedeckého alebo historického výskumu či na štatistické účely, pokiaľ je pravdepodobné, že právo na výmaz znemožní alebo závažným spôsobom sťaží dosiahnutie cieľov takéhoto spracúvania alebo
   11. na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov

5. Prevádzkovateľ vykoná výmaz osobných údajov dotknutých osôb na základe žiadosti, a to bez

     zbytočného odkladu po tom, čo vyhodnotí, že žiadosť dotknutej osoby je dôvodná.

6. Dotknutá osoba má právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov, pokiaľ:

1. 50. napadne správnosť osobných údajov námietkou a to počas obdobia umožňujúceho prevádzkovateľovi overiť správnosť osobných údajov

1. 1000. spracúvanie je protizákonné a dotknutá osoba žiada namiesto výmazu osobných údajov obmedzenie ich použitia
   14. prevádzkovateľ už nepotrebuje osobné údaje na účely spracúvania, ale potrebuje ich dotknutá osoba na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov
   15. dotknutá osoba namietala voči spracúvaniu osobných údajov na základe oprávneného nároku prevádzkovateľa, a to až do overenia, či oprávnené dôvody na strane prevádzkovateľa prevažujú nad oprávnenými dôvodmi dotknutej osoby.

7. Pokiaľ dotknutá osoba žiada o obmedzenie spracúvania jej osobných údajov, prevádzkovateľ

    nebude s dotknutými údajmi vykonávať žiadne spracovateľské operácie, okrem uchovávania, bez

    súhlasu dotknutej osoby.

8.Dotknutá osoba bude prevádzkovateľom informovaná, pokiaľ bude obmedzenie spracúvania

    týchto údajov zrušené.

9. Dotknutá osoba má právo na prenosnosť údajov, čo znamená získanie osobných údajov, ktoré 

      poskytla prevádzkovateľovi, pričom má právo preniesť tieto údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi

      v bežne používateľnom a strojovo čitateľnom formáte za predpokladu, že osobné údaje boli

     získané na základe súhlasu dotknutej osoby alebo na základe zmluvy a ich spracovanie prebieha

     formou automatizovaných prostriedkov.

10. Dotknutá osoba má právo kedykoľvek namietať voči spracúvaniu jej osobných údajov z dôvodov

      týkajúcich sa jej konkrétnej situácie. Dotknutá osoba môže namietať spracúvanie jej osobných

      údajov na základe:

1. 16. právneho titulu plnenia úloh realizovaných vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci, alebo z právneho titulu oprávneného záujmu prevádzkovateľa
   17. spracúvania osobných údajov na účely priameho marketingu
   18. spracovania na účely vedeckého či historického výskumu alebo na štatistické účely

11. Pokiaľ dotknutá osoba namietne spracúvanie osobných údajov na účely priameho marketingu 

      jej osobné údaje prevádzkovateľ nemôže ďalej spracúvať.

 

 

 

 

-  5  -

 

 

 

 

12. Prevádzkovateľ doručenú námietku v primeranom čase posúdi. Prevádzkovateľ nesmie ďalej

      spracúvať osobné údaje, ak nepreukáže nevyhnutné oprávnené záujmy na ich spracúvanie, ak

      prevažujú nad právami alebo záujmami dotknutej osoby, alebo dôvody na uplatnenie

      právneho nároku.

13. Dotknutá osoba má právo kedykoľvek odvolať svoj súhlas so spracovaním osobných údajov,

      pokiaľ bolo spracúvanie osobných údajov založené na tomto právnom titule.

14. Dotknutá osoba svoj súhlas odvolá kontaktovaním určenej osoby so svojou požiadavkou

      akýmkoľvek zvoleným spôsobom.

20. Zákonnosť spracúvania osobných údajov na základe udeleného súhlasu však nie je jeho  

      odvolaním dotknutá.

21. Dotknutá osoba má právo podať návrh na začatie konania Úradu na ochranu osobných údajov

      SR, pokiaľ sa domnieva, že boli porušené jej práva v oblasti ochrany osobných údajov.

 

 

 

 

VI.

Spracúvanie podaní dotknutých osôb

 

1. Žiadosti a námietky dotknutých osôb spracúva osoba, ktorej to vyplýva z náplne pracovnej činnosti alebo z poverenia (ďalej len „určená osoba“).

1. Určená osoba po prijatí žiadosti, námietky alebo sťažnosti dotknutej osoby (ďalej len „podanie“) informuje dotknutú osobu o jej prijatí a ďalšom postupe.
2. Určená osoba je povinná vyhodnotiť podanie dotknutej osoby najneskôr v lehote 30 dní odo dňa jej doručenia.
3. Pokiaľ by si vyhodnotenie podania vyžadovalo viac času, je určená osoba povinná kontaktovať Prevádzkovateľa a primerane o tom informovať aj dotknuté osoby.
4. Po vyhodnotení podania je určená osoba povinná náležite informovať dotknuté osoby vo vyššie stanovenej lehote.

 

príloha č. 6 – Žiadosť dotknutej osoby o výmaz osobných údajov

príloha č. 7  -Námietka proti spracovaniu osobných údajov

príloha č. 8  - Žiadosť o obmedzenie spracúvania osobných údajov

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-  6  -

 

 

 

 

 

                                                                                                                          Príloha č. 1

Súhlas dotknutej osoby

/v zmysle nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov)/

 

Dolu podpísaný/-á ..................................., trvalým bydliskom ..................... , zákonný zástupca žiaka ................................... , nar. ............................... , trvalým bydliskom ........................................... ,

dávam SOŠ gastronómie a služieb, Hviezdoslavova 55, Šurany  (ďalej len „ŠaŠZ“) súhlas na spracúvanie jeho osobných údajov za účelom:

• zverejňovania informačných materiálov zo školských podujatí na webovom sídle školy/školského zariadenia,  v rozsahu meno, priezvisko, trieda, názov školy, individuálne a spoločné fotografie z týchto podujatí,
•  zverejňovania výsledkov športových podujatí na webovom sídle školy/školského zariadenia, príp. na webovom sídle IS športu resp. webovom sídle MŠVVaŠ SR v rozsahu meno, priezvisko, rok narodenia, trieda, názov školy,
• zverejňovania výsledkov predmetových olympiád na webovom sídle školy/školského zariadenia, resp. webovom sídle MŠVVaŠ SR v rozsahu meno, priezvisko, trieda, názov školy,
• ...

 

     Súhlas na spracúvanie osobných údajov  pre všetky účely vymenované vyššie udeľujem

na obdobie  školského roka .....................................

     Spracúvanie osobných údajov sa riadi nariadením EPaR EÚ č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov).

     Bol som poučený o právach, ktoré v kapitole III Práva dotknutej osoby upravuje povinnosti prevádzkovateľa pri uplatňovaní práv dotknutých osôb uvedené v článkoch 12 až 22.

V Šuranoch,  dňa  ......................

 

 

                                                                                            .........................................................

                                                                                                       podpis zákonného zástupcu žiaka                                                                                                                                 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                                                                                                                                                   Príloha č. 6

 

Žiadosť o výmaz osobných údajov

(zmysle čl. 17 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a voľnom pohybe takýchto údajov v spojitosti s § 23 ods. 1 zákona č. 18/2018 Z. z.  o ochrane osobných údajov)

 

meno žiadateľa:

 

Prevádzkovateľ

Názov spoločnosti:         Stredná odborná škola gastronómie a služieb

Adresa:                                               Hviezdoslavova 55, Šurany

IČO:                                  4211497

 

Žiadam vás o výmaz mojich osobných údajov (meno, priezvisko, adresa), ku ktorým som vám poskytol súhlas so spracovaním osobných údajov dňa ................ v súvislosti so    ...........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Rovnako vás žiadam v prípade poskytnutia mojich osobných údajov ďalším prevádzkovateľom o ich upovedomení, čo sa týka mojej žiadosti o výmaz osobných údajov a ich povinnosti vymazať všetky odkazy, repliky alebo kópie uvedených osobných údajov.

Za skoré vybavenie mojej žiadosti vám ďakujem.

 

V ......................   dňa   .........................

 

 

podpis dotknutej osoby

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                                                      Príloha č. 7

 

Námietka proti spracovaniu osobných údajov

(podľa čl. 21 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a voľnom pohybe takýchto údajov v súlade s § 27 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov)

 

meno žiadateľa:

 

                                                                                                  Stredná odborná škola gastronómie a služieb

                                                                                       Hviezdoslavova 55

942 01 Šurany

 

 

VEC:

Námietka proti spracúvaniu osobných údajov

 

      Týmto listom podávam námietku proti spracovaniu mojich osobných údajov v zmysle čl. 21 ods. 1 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej ako „Nariadenie“), ktoré spracúva Stredná odborná škola gastronómie a služieb, Hviezdoslavova 55,Šurany.

      Organizácia spracúva osobné  údaje (popis námietky)   ______________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

 

      Zároveň podľa čl. 17 Nariadenia žiadam organizáciu o výmaz všetkých mojich osobných údajov,

ktoré spracováva, bez zbytočného odkladu po doručení tejto žiadosti.

               

V   .........................   dňa   ............................

 

                                                                                                                                             ____________________

                                                                                                                                                       meno žiadateľa

 

 

                                                                                                                                                                            Príloha č. 8

 

Žiadosť na obmedzenie spracúvania osobných údajov

podľa čl. 18 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a voľnom pohybe takýchto údajov v súlade s § 24 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov

(ďalej len „žiadosť“)

 

meno žiadateľa:

 

                                                                                                  Stredná odborná škola gastronómie a služieb

                                                                                       Hviezdoslavova 55

942 01 Šurany

 

 

 

VEC:

Žiadosť o obmedzenie spracúvania osobných údajov

 

Ja, _________________________________, žiadam organizáciu SOŠ GaS, Hviezdoslavova 55, Šurany,  IČO: 42114977 (ďalej len „prevádzkovateľ“), o obmedzenie spracúvania osobných údajov z dôvodu _________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

Prevádzkovateľ spracúva moje osobné údaje v rozsahu meno, priezvisko, telefón, emailový kontakt a číslo občianskeho preukazu, .... ,pričom  (uvedenie dôvodu)______________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

 

 

V  ......................  dňa  .........................

 

meno žiadateľa